В 2012 году на сайте СВФУ Управление аналитики запустило электронный Репозиторий отчетов федерального вуза. Обращение к ресурсам Репозитория сокращает временные затраты на подготовку сведений по показателям деятельности университета, позволяет работать дистанционно, при этом обеспечивается конфиденциальность данных. Подробно об этом в статье начальника Управления аналитики Ольги Сибиряковой.

О Репозитории отчетов СВФУ

В 2010 году, начиная работать в должности ректора СВФУ имени М.К. Аммосова, Евгения Исаевна Михайлова поставила задачу оценить текущее состояние – «точку» отсчета становления и развития университета в новом статусе. После завершения приемной кампании Евгения Исаевна на встрече с активом университета информировала о том, что детально проанализировать деятельность коллектива университета за прошедший 2009-2010 учебный год не удалось. «Причин много, и основные из них – отсутствие данных мониторинга, аналитического материала и т.д. Есть отдельные справки структурных подразделений университета, ответственных за ту или иную деятельность, но они не позволяют выявить самые весомые и значимые показатели и деятельности университета, и имеющегося потенциала»^[1].

Цель деятельности Управления аналитики СВФУ – обеспечение условий для своевременного, полного и достоверного информирования респондентов путем создания единой системы информационно-аналитических ресурсов университета на основе учетно-аналитических показателей. В соответствии с этим перед управлением стояли задачи по организации и проведению мероприятий по усовершенствованию сбора, хранения и предоставления доступа к информации; координации деятельности подразделений университета по формированию, ведению и использованию единой базы показателей деятельности университета.

В 2010-2011 годы Управлением проведена планомерная работа по созданию реестра отчетов и их классификации; организованы мониторинг, система сбора и контроля представления в территориальный орган статистики отчетов, формируемых в университете. На основе анализа отчетов, в целях информирования, как руководства университета, так и всего коллектива, проводится работа по подготовке ежегодной информационной карты «Потенциал университета».

Для создания единой системы информационно-аналитических ресурсов университета, учитывая опыт других вузов и оценку текущего состояния университета, было принято решение о создании единого места хранения отчетов и выработки инструментов, регламентирующих доступ к отчетам, а также обеспечивающих их сохранность и конфиденциальность – Репозитория отчетов Северо-Восточного федерального университета[2] (далее Репозиторий).

Основными целями Репозитория являются создание единой системы учета и формирование архива электронных версий отчетов, предназначенных для поддержки управленческого процесса и организационной деятельности СВФУ, а также оперативное предоставление отчетных сведений вуза пользователям с учетом конфиденциальности информационного обмена и ранжированного доступа.

Обязательными составляющими Репозитория являются:

- отчеты, представляемые в органы государственной статистики (отчеты федерального статистического наблюдения);

- отчеты, представляемые учредителю (Министерство образования и науки РФ);

- распределение контрольных цифр приема СВФУ, финансируемых из средств федерального бюджета, по образовательным программам учебных подразделений;

- отчеты по приему студентов (итоги приемной кампании);

- отчеты по выпуску специалистов (отчет о работе Государственной аттестационной и экзаменационной комиссии);

- данные по основным показателям деятельности, формируемые периодически из данных информационных систем структурных подразделений университета (статистические справочники);

Координатором, основным исполнителем процесса создания и ведения Репозитория отчетов СВФУ, формирования его ресурсов и администрирования является Управление аналитики СВФУ. Поставщиками информации являются структурные подразделения университета, представляющие в Управление аналитики сформированные, утвержденные и сданные по месту требования отчеты для их первичной обработки, паспортизации и организации их хранения в Репозитории. Техническую и программную поддержку, работоспособность программных средств обеспечивает отдел по развитию корпоративных сайтов Управления информационной политики и коммуникативных технологий (УИПиКТ).

Репозиторий был запущен на сайте университета в мае 2012 года на основе применения портальных решений информационной системы «1-Битрикс» и презентован 7 июня 2012 года на обучающем семинаре. Слушатели семинара (проректоры и руководители структурных подразделений СВФУ, в том числе начальники управлений, деканы и директора учебных подразделений) были ознакомлены с основными положениями Репозитория, обучены навыкам работы в нем, проинструктированы и зарегистрированы на портале сайта СВФУ. Второй семинар, проведенный в октябре 2012 года, посетили 20 представителей структурных и учебных подразделений: начальники отделов/специалисты/ заместители руководители учебных подразделений. По состоянию на 12 апреля 2013 года доступ к ресурсам Репозитория получили 91 человек.

В целях оценки востребованности ресурсов Репозитория, отдел по развитию корпоративных сайтов УИПиКТ представляет ежемесячную информацию о его посещаемости. Проанализировав общую статистику трафика за время работы Репозитория, можно отметить стабильный рост посещений, а также рост востребованности информации.

В 2012 году наиболее востребованными были отчеты, содержащие основные данные по образовательному учреждению, такие как «Модуль сбора данных»; «ВПО-1»; «Сведения о трудоустройстве выпускников»; «Распределение контрольных цифр приема»; «№1-профтех», а также статистические справочники.

Обязательным условием своевременного формирования фонда Репозитория является предоставление подразделениями СВФУ в трехдневный срок pdf-копий утвержденных отчетов после сдачи их во внешние инстанции. К сожалению, приходится констатировать, что данное требование не всегда соблюдается. Хотя следует отметить тот факт, что поступление новых ресурсов в Репозиторий всегда стимулирует рост количества обращений пользователей, что характеризуется всплесками трафика.

Таким образом, мы имеем положительный опыт становления Репозитория отчетов СВФУ, как единого и достоверного источника данных. В настоящее время Управление аналитики проводит обучающие семинары на рабочих местах по заявкам от структурных подразделений. Обращение к ресурсам Репозитория значительно сокращает временные затраты на подготовку сведений по показателям деятельности университета (исключает необходимость запрашивать данные в подразделениях), позволяет работать дистанционно (без привязки к рабочему месту), при этом обеспечивается конфиденциальность данных. Структурные подразделения университета играют особую роль в формировании фонда, и от их системной работы зависит стабильное развитие Репозитория.