Новости

Импортозамещение в СВФУ: университет поделился опытом внедрения отечественной системы электронного документооборота

фото: из архива редакции корпоративных медиа СВФУ

  • 13 Мая 2022
  • 251

Импортозамещение в СВФУ: университет поделился опытом внедрения отечественной системы электронного документооборота

Внедрение системы электронного документооборота Directum в Северо-Восточном федеральном университете началось с 2011 года. Сегодня СЭД насчитывает 1300 пользователей. Об этом на вебинаре для российских университетов «Импортозамещение ПО: лучшие практики» рассказал проректор по цифровому развитию Петр Иванов.

Как рассказал проректор, внедрение шло по классическому сценарию. В первую очередь в электронный оборот были переведены процессы канцелярии, делопроизводства и управления совещаниями. В рамках опытной эксплуатации системы обучение прошли более 100 сотрудников, в том числе административно-управленческий персонал. С началом пандемии COVID-19 все сотрудники были переведены на удаленный режим работы и быстрому переходу способствовало использование приложений Jazz и Solo. Сегодня в СЭД – более 1300 пользователей, в плане переход на новую версию – Directum RX.

В перечень реализованных типовых маршрутов входит 21 операция, в том числе, согласование договоров/актов ГПХ, прямых договоров, приказов, табелей учета рабочего времени, учебных планов, курсов дополнительного профессионального образования и другие. Ярким примером является оптимизация процесса согласования закупочной документации, подчеркнул Петр Иванов: «Процесс согласования технического задания и закупочной документации занимал достаточно много времени. Многое зависело от человеческого фактора, связанными с потерей документов, отсутствия контроля над сроками согласования и в целом отсутствием прозрачности процесса. А также тем, что участники процесса находятся в разных локациях».

Как отметил проректор, внедрение любого качественно нового процесса встречает некоторые проблемы: неготовность сразу менять привычные процессы, недостаточный уровень владения новыми информационными системами, несоответствие технического обеспечения. Но все эти проблемы были решены. «В результате значительно сократился бумажный документооборот, подписание документов теперь осуществляется через приложения и десктоп-клиенты посредством электронной подписи. Появилась возможность контролировать сроки и маршруты согласования документов, мониторинга маршрута и статуса документа через быстрый поиск по истории и исключена потеря документов из-за человеческого фактора», – комментирует Петр Иванов. Он добавил, что также большую роль в удачном и эффективном внедрении процесса сыграла заинтересованность, а также вовлеченность в процесс высшего руководства университета.

Стоит отметить, что СВФУ следует принципам ESG («Экология, социальная политика и корпоративное управление»). Внедрение СЭД Directum также отвечает этим принципам: сотрудники работают с документами со своих АРМ, в том числе в удаленном режиме, снижается стоимость владения оргтехникой.

Напомним, в апреле были объявлены результаты ежегодного конкурса IT-кейсов «Directum Awards-2022», где СВФУ стал лауреатом в номинации «Лучшие IT-проекты в госсекторе». Вуз подавал на конкурс проект по цифровой закупочной документации.

Справка:

Вебинар организован Институтом цифровых проектов Московского физико-технического института (Национального исследовательского университета) и Инициативной группой сообщества ИТ-руководителей вузов России. Участие также приняли представители Финансового университета при Правительстве РФ, Национального исследовательского Томского политехнического университета, МФТИ (НИУ).

Автор: Кристина СТЕПАНОВА, пресс-служба Северо-Восточного федерального университета

Разрешено копирование статей, только при наличии активной (кликабельной) ссылки на страницу-источник сайта Северо-Восточного федерального университета. Ссылка должна находиться непосредственно рядом с материалом, должна быть видимой и прямой (без использования java-скриптов).